MENUJU LOGISTIK IDEAL oleh Antonius Ola Dore

Apabla kita melihat dari Visi PT Enseval Putera Megatrading Tbk.,“Menjadi penyedia layanan logistik dan jasa kesehatan regional terkemuka dengan mengutamakan pelayanan pelanggan dan kegiatan operasi yang terpadu”, terlihat keunggulan PT EPM, tidak sekedar menjadi Perusahaan Pedagang Besar Farmasi. Tetapi juga sebagai penyedia layanan logistik. Dengan demikian, ujung tombak perusahaan tidak hanya terletak ditangan salesmen (bagian marketing), tetapi juga pada kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh personil logistik untuk memberikan layanan logistik yang terbaik.

Untuk mewujudkan komitmennya sebagai penyedia layanan logistik terdepan maka PT EPM juga telah melakukan berbagai upaya-upaya untuk merealisasikan komitmennya. Salah satunya adalah dengan menerapkan Warehousing Management Syistem (WMS) atau yang lebih dikenal dengan sistem oracle. Dalam sistem ini, semua prinsipal dapat memantau segalah aktivitas sehari-hari yang terjadi didalam PT EPM, mulai dari salesmen pada saat mengorder hingga mejadi sebuah faktur; dari stok barang yang ada digudang hingga yang tersimpan digudang outlet, semuanya dapat dipantau setiap saat.

Dalam konteks WMS, semua aktivitas digudang dikelompokan dalam empat kelompok yaitu inbound (aktivitas yang menambah stok gudang), Outbound (aktivitas yang mengurangi stok gudang), warehousing (akivitas yang berkaitan dengan kanvas), serta aktivitas Manufacturing (segala aktivitas-aktivitas interen gudang). Keempat aktivitas ini merupakan satu kesatuan (WMS) sehingga setiap personil logistik dituntut untuk mampu menyelesaikan keempat aktivitas ini sesuai dengan yang diinginkan oleh WMS.

Logistik sebagai salah satu sub system dalam struktur PT EPM dalam aktivitasnya tentu saja diarahkan untuk mendukung atau memperlancar kebijakan-kebijakan manajemen secara keseluruhan. Salah satunya adalah Services Level Agreement (SLA) yaitu komitmen parusahaan untuk memberikan layanan terbaik kepada para pelanggan. Dan dalam kaitannya dengan SLA , maka logistik memiliki porsi tanggung jawab yang cukup besar terutama dalam hal Order Fulfilment (OF) dan On Time Delivery (OTD). Pemenuhan OF dan OTD dapat dijadikan indikator untuk mengukur tingkat keberhasilan penerapan WMS didalam gudang meskipun tidak secara keseluruhan.

Setiap personil logistik, (kagud, Wakagud, admin, checker, picker dan penanggung jawab produk) dituntut untuk mampu bekerja secara profesional. Artinya, kita harus tau apa pekerjaan kita, mau dan berkomitmen untuk melaksanakannya serta menyadari peran dan tanggung jawab kita terhadap tujuan perusahaan. Perusahaan telah menginvestasikan banyak biaya untuk penerapan WMS, tetapi jika dari personil logistik tidak memahami peran dan tanggungjawabnya maka semuanya akan menjadi sebuah kesia-siaan belaka. Bila semua personil logistik tidak mampu memahami dan menjalankan fungsi dan perannya dengan baik, maka aktivitas yang terjadi didalam gudang akan berjalan apa adanya. Semuanya berjalan karena keterpaksaaan bukan kerena kesadaran dan ini akan melahirkan suatu kondisi yang sangat tidak diharapkan. Semua penghuni gudang akan egois dengan tugasnya, tanpa adanya pemahaman bahwa hasil kerjanya menjadi bahan baku bagi pekerjaan selanjutnya, tanpa adanya kesadaaran bahwa ia adalah bagian dari sebuah perusahaan yang berusaha memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen baik konsumen internal maupun konsumen eksternal.

Top management di gudang juga harus menyadari tanggung jawabnya, bahwa dalam struktur PT EPM ia adalah salah satu sub sistem sehingga kinerja gudang sangat mempengaruhi sub-sub sistem lainnya. Oleh karena itu, pimpinan logistik harus mampu memberikan motivasi, mendorong setiap jajarannya untuk bekerja sebagai sebuah team yang solid dan harus mampu menerjemahkan setiap program manajemen dalam teknis pelaksanannya digudang agar dapat berhasil maksimal.

Dalam manajemen tradisional, seorang kepala gudang mungkin hanya berperan sebagai seorang mandor atau hanya sebagai pengawas semata tetapi dalam konsep manajemen modern seorang kepala gudang dituntut untuk dapat menjadi pengembang, fasilitator dan konseptor yang tidak hanya sebagai pengawas tetapi juga sebagai pemikir yang dapat melahirkan konsep-konsep brilian untuk memajukan
bagiannya.

Apabila dikaitkan dengan OF dan OTD, maka disinilah manager logistik ditantang untuk menata gudang. Gudang dituntut untuk secepatnya berperan dalam ketersediaan barang , minimal setiap barang yang telah ada digudang secepatnya di proses ke sub inventory Good karena mempengaruhi OF dan gudang juga dituntut untuk bisa secepatnya menyelesaikan setiap sales order (SO) yang telah masuk ke gudang karena berkaitan dengan OTD, sementara itu pada saat bersamaan aktifitas yang berkaitan dengan kanvas dan lain lain juga harus diselesaikan sesuai dengan target dan ketentuan yang telah disepakati.

Selain itu, seorang kepala gudang bersama jajarannya dituntut untuk mampu menjaga keamanan stok barang-barang didalam gudang yang merupakan aset terbesar yang dimiliki oleh perusahaan, dan keberhasilan dari tugas ini harus dipertanggungjawabkan pada saat stock Opname. Dari hasil opname inilah kinerja gudang secara keseluruhan dapat dinilai.

Kondisi seperti ini kemudian memunculkan sebuah pertanyaan, mana yang harus diperioritaskan apakah semua Picker diarahkan untuk menyelesaikan SO karena terkait dengan OTD atau apakah semua diarahkan untuk menyelesaikan proses barang masuk karena berkaitan dengan OF? Pertanyaan ini tidak membutuhkan jawaban tetapi membutuhkan pembuktian dalam teknis pelaksanaan didalam gudang, dan ini sangat dipengaruhi oleh kemampuan seorang kepala gudang untuk memahami dan membedakan mana pekerjaan yang harus diperioritaskan seperti yang diilustrasikan Stephen R covey dalam bukunya The Seven Habbits of Higly Effective People, bagaimana batu-batu besar dan kerikil dimasukan dalam sebuah wadah dengan tidak mengurangi atau menambah salah satunya.

Setiap Picker bisa saja diarahkan untuk menyelesaikan setiap Task (berkaitan dengan OTD) tetapi penyelesaian Task akan terhambat apabila aktivitas Manufacturing seperti pemasangan LPN, penempatannya dalam Loketer tidak optimal. Kanvas akan terbengkalai dan tidak tepat waktu apabila semua picker hanya fokus pada penyelesaian SO, dan semua orderan baik SO maupun kanvas akan mencapai titik “order fulfilment” apabila didukung oleh cepat atau lambatnya proses inbound dan aktivitas Manufacturing lainnya terutama transfer antar sub infentory, karena sub infentory yang bisa dialocate secara otomatis oleh SO adalah sub infentory Good sehingga apabila proses ini lambat atau diabaikan maka akan berpengaruh pada tingkat pencapaian Order Fulfilment.

Disamping itu juga, dalam kapasitas sebagai penanggungjawab product seorang personil logistik pada saat yang bersamaan dituntut untuk mampu menjaga stock barang didalam gudang, dalam setiap sub inventory menyelesaikan proses pembuatan LBR, melakukan put away antar sub inventory guna memperlancar operasional gudang dan untuk sebuah kepentingan yang lebih besar yaitu stock opname, karena dari hasil Opname inilah kinerja gudang secara keseluruhan dapat dinilai

Intinya, setiap aktivitas didalam gudang harus dilihat secara keseluruhan. Setiap pekerjaan saling terkait, dan setiap personil gudang pun saling terkait. Semuanya harus saling mendukung serta terbuka dengan kritikan, baik kritikan dari dalam gudang sendiri maupun kritikan dari luar gudang yang bersifat membangun dan setiap kritikan atau masukan harus dievaluasi dalam semangat untuk selalu memberikan yang terbaik kepada perusahaan. Kita adalah satu kesatuan dengan devisi lain, disatu sisi kita memiliki tugas untuk  mengamankan aset perusahaan didalam gudang tetapi disisi lain kita juga turut berpartisipasi bersama devisi lain untuk mencapai visi misi perusahaan.

Idealnya, setiap personil logistik dalam kapasitas sebagai apapun harus memahami dan berkomitmen untuk menjalankan tugasnya dengan baik sesuai dengan job descriptionnya masing-masing, menyadari tentang peran dan fungsinya serta mau bekerja sama sebagai sebuah team yang solid dan senantiasa memberikan yang terbaik untuk pekerjaannya. Semua pekerjaan harus dijalankan dengan penuh rasa tanggungj awab bukan karena keterpaksaan atau bukan karena tekanan dari atas. Apabila kesadaran seperti ini telah dimiliki oleh setiap personil logistik maka visi perusahaan untuk menjadi penyedia layanan logistik terbaik akan segera tercapai.

Kalau bisa lebih baik, baik saja tidak cukup.

Baca Juga

Kunjungan Mayapada Grup ke fasilitas Gudang Enseval

September 5, 2016 - Berita

PT Enseval Putera Megatrading Tbk menyambut kunjungan dari pihak Mayapada Grup, dalam rangka mengenal lebih dekat antara Rumah Sakit dan Enseval selaku Distributor.

Selanjutnya

Enseval Improvement Team

Juni 4, 2014 - Berita

“Jika yang lebih baik itu dimungkinkan untuk dicapai, maka baik saja tidak cukup.” Motto ini… Read more »

Selanjutnya